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Kosmetik im Großhandel bestellen: der Ablauf Schritt für Schritt

Journal · Großhandel · 6 Min. Lesezeit

Kosmetik im Großhandel bestellen: der Ablauf Schritt für Schritt

Von der ersten Anfrage bis zur Nachbestellung: was Sie in jeder Phase liefern, was Sie dafür erhalten und welche Lieferbedingungen Ihnen begegnen.

Kurz gesagt

Eine genaue Anfrage (Produkte, Mengen, Zielmarkt, Vertriebsweg) führt schneller zu einem passenden Angebot.

Vor der ersten Bestellung stehen Muster, INCI-Liste und schriftliche Konditionen; Mindestmengen hängen vom Produkt ab.

Der Incoterm (z. B. EXW, FCA oder DAP) regelt, wer den Transport bezahlt und wann das Risiko auf Sie übergeht.

Wie läuft eine Großhandelsbestellung für Kosmetik ab?

Eine Großhandelsbestellung durchläuft meist sieben Schritte: Anfrage, Muster, Angebot, Auftragsbestätigung mit Proforma-Rechnung, Produktion oder Kommissionierung, Versand und Lieferung mit Dokumenten. In jedem Schritt liefern Sie etwas Bestimmtes und erhalten ein klares Ergebnis.

Die Großhandelsbestellung im Überblick
Schritt	Was Sie liefern	Was Sie erhalten
1. Anfrage	Produkte, geschätzte Mengen, Land, Vertriebsweg	Rückfragen oder einen Mustervorschlag
2. Muster	Lieferadresse, Rückmeldung	Muster, INCI-Liste, Produktinformationen
3. Angebot	Endgültige Mengen, Formate, gewünschter Incoterm	Schriftliches Angebot mit Preisen, Mindestmengen und Konditionen
4. Bestellung	Schriftliche Bestellung, Firmen- und USt-IdNr.-Daten	Auftragsbestätigung und Proforma-Rechnung
5. Produktion	Vereinbarte Zahlung, ggf. Etikettenfreigabe	Bestätigter Versandtermin
6. Versand	Lieferadresse, Annahmezeiten, Entlademöglichkeit	Versandavis, Packliste
7. Lieferung	Prüfung bei Wareneingang	Rechnung, Lieferpapiere, Chargenangaben

Was gehört in eine Anfrage beim Kosmetik-Großhandel?

Nennen Sie die gewünschten Produkte und Formate, ungefähre Mengen, das Verkaufsland und Ihren Vertriebsweg, etwa Ladengeschäft, Onlineshop, Hotel oder Distribution. Je genauer die Anfrage, desto genauer das Angebot.

Hilfreiche Angaben für eine erste Anfrage:

Firmenname, Land und USt-IdNr.
Produkte und Größen, z. B. Gesichtscreme im Tiegel oder Duschgel in Hotelgröße
Geschätzte Menge je Produkt für die Erstbestellung und pro Jahr
Vorgeschriebene Sprache auf dem Etikett in Ihrem Markt
Ob Sie unter dem Namen Seda Pura oder unter eigener Marke verkaufen möchten
Gewünschter Lieferzeitraum und Lieferbedingungen

Wenn Sie an andere Händler weiterverkaufen möchten, erklärt unser Ratgeber zum Kosmetik-Vertriebspartner, was dazugehört. Ihre Anfrage senden Sie über das Kontaktformular.

Warum sollte man vor der Großhandelsbestellung Muster anfordern?

Muster zeigen Textur, Duft, Verpackung und ob ein Produkt zu Ihrer Kundschaft passt. Mit den Mustern sollten Sie die INCI-Liste und die wichtigsten Produktinformationen für Ihre eigene Prüfung erhalten.

Nutzen Sie die Musterphase, um mehr als nur das Produkt zu prüfen:

Passt die INCI-Liste zu Ihrer Positionierung? Unser Ratgeber zur INCI-Liste hilft beim Lesen.
Gibt es das Etikett in der Sprache Ihres Marktes?
Passen Nennfüllmenge, Haltbarkeit und Verpackung zu Ihrem Regal und Ihrer Logistik?
Wer ist die verantwortliche Person für das Produkt in der EU?

Was Händler vor dem Einkauf grundsätzlich prüfen sollten, fasst unser Ratgeber Naturkosmetik-Großhandel zusammen. Halten Sie Ihre Eindrücke nach dem Test schriftlich fest – sie sind die Grundlage für das Angebot.

Was steht im Großhandelsangebot, und wie funktionieren Mindestmengen?

Ein schriftliches Angebot nennt Produkte, Formate, Stückpreise, Mindestabnahmemengen, Lieferbedingung und Gültigkeitsdauer. Die Mindestmenge hängt von Produkt, Verpackung und Hersteller ab und wird deshalb je Artikel im Angebot genannt.

Produkte ab Lager erlauben in der Regel kleinere Mengen als Artikel, die eigens gefertigt werden. Sonderverpackungen, bedruckte Faltschachteln oder ein anderer Duft erfordern oft höhere Mindestmengen, weil Material gesondert bestellt werden muss.

Prüfen Sie im Angebot diese Punkte:

Preis je Stück und je Karton, netto
Mindestmenge je Artikel und je Bestellung
Incoterm mit benanntem Ort, z. B. „FCA Málaga“
Zahlungsbedingungen und Gültigkeit des Angebots
Voraussichtliche Lieferzeit und Resthaltbarkeit bei Lieferung

Einen Überblick über unser Sortiment für den Handel finden Sie auf der Seite Großhandel.

Wie laufen Zahlung, Proforma-Rechnung und Produktion ab?

Nach Ihrer schriftlichen Bestellung erhalten Sie eine Auftragsbestätigung und in der Regel eine Proforma-Rechnung. Sie nennt Ware, Mengen, Preise, Lieferbedingung und Bankverbindung; es gelten die im Angebot vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im steuerlichen Sinn. Sie dient als Grundlage für die Zahlung und bei Sendungen außerhalb der EU oft für die Einfuhrvorbereitung im Zielland. Die endgültige Rechnung folgt mit dem Versand.

Bei Erstbestellungen sind im internationalen Handel Vorkasse oder eine Anzahlung bei Auftrag üblich; andere Regelungen werden individuell vereinbart. Nach Eingang der vereinbarten Zahlung wird die Ware ab Lager kommissioniert oder beim Hersteller eingeplant. Werden Etiketten angepasst, beginnt die Produktion erst nach Ihrer schriftlichen Freigabe des Etikettenentwurfs. Der Versandtermin wird bestätigt, sobald Material und Produktionstermin feststehen.

Was bedeuten EXW, FCA und DAP beim Kosmetikversand?

Die Incoterms® 2020 regeln, wer den Transport organisiert und bezahlt und wann das Risiko übergeht. Bei EXW holen Sie die Ware selbst ab, bei FCA wird sie exportfrei an Ihren Frachtführer übergeben, bei DAP liefert der Verkäufer entladebereit an Ihre Adresse.

Übliche Incoterms® 2020 im Kosmetik-Großhandel
Klausel	Transport durch	Gefahrübergang
EXW (ab Werk)	Käufer, einschließlich Verladung und Ausfuhrformalitäten	Bei Bereitstellung auf dem Gelände des Verkäufers
FCA (frei Frachtführer)	Käufer ab Übergabeort; Verkäufer erledigt die Ausfuhr	Bei Übergabe an den Frachtführer des Käufers
DAP (geliefert benannter Ort)	Verkäufer bis zum benannten Bestimmungsort	Bei Ankunft, entladebereit; Einfuhrabgaben trägt der Käufer

Großhandelsware geht meist auf Paletten per Lkw-Spedition. Klären Sie, ob eine Hebebühne nötig ist und ob mehrere Artikel auf einer Palette zusammengestellt werden können. Herausgegeben werden die Regeln von der Internationalen Handelskammer (ICC).

Welche Dokumente kommen mit der Lieferung, und wie funktioniert die Nachbestellung?

Mit der Lieferung erhalten Sie die Handelsrechnung, einen Lieferschein oder eine Packliste und beim Straßentransport in der Regel einen CMR-Frachtbrief. Jedes Produkt trägt eine Chargennummer; für die Nachbestellung genügt der Verweis auf die vorherige Bestellung.

Prüfen Sie die Ware bei Ankunft und vermerken Sie sichtbare Schäden auf dem Frachtbrief, bevor Sie unterschreiben. Bewahren Sie Chargennummern und Rechnungen zusammen auf, damit jede Einheit rückverfolgbar ist, falls eine Kundin nachfragt.

Bei Sendungen außerhalb der EU kommen die Ausfuhrpapiere hinzu und je nach Zielland ein Ursprungszeugnis oder weitere Unterlagen, die der Importeur verlangt. Welche das sind, wird vor dem Versand geklärt.

Für eine Nachbestellung nennen Sie Artikel und Mengen aus Ihrer letzten Bestellung. Haben sich Rezeptur, Verpackung oder Etikett inzwischen geändert, werden Sie vor der Auftragsbestätigung informiert, weil sich auch die Produktinformationen ändern können.

Stand: Oktober 2026Diese Seite bietet allgemeine Informationen zu Kosmetik und Handelspraxis. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung.

FAQ

Häufige Fragen

Kann man verschiedene Produkte auf einer Palette kombinieren?

Mischpaletten sind meist möglich, abhängig von Produkten und Kartongrößen. Erwähnen Sie das in der Anfrage, damit das Angebot Verpackung und Frachtkosten berücksichtigen kann.

Fällt bei Lieferungen in andere EU-Länder Umsatzsteuer an?

Zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern kann die Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei sein, wenn der Käufer eine gültige USt-IdNr. hat; die Umsatzsteuer erklärt dann der Käufer in seinem Land. Die Nummer lässt sich im VIES-System der EU-Kommission prüfen. Die Behandlung im Einzelfall bestätigt Ihre Steuerberatung.

Kann ich dieselben Produkte unter eigener Marke bestellen?

Viele Produkte sind auch als Private Label erhältlich. Wie ein solches Projekt abläuft, erklärt unsere Seite Private Label; die Mindestmengen liegen meist höher als im Großhandel.

Was tun, wenn Ware beschädigt ankommt?

Vermerken Sie den Schaden bei Annahme auf Frachtbrief oder Lieferschein, machen Sie Fotos und melden Sie ihn umgehend. Ablauf und Fristen sind Teil der vereinbarten Konditionen.

Wie lange sind die Produkte bei Lieferung noch haltbar?

Die Resthaltbarkeit hängt vom Produkt und vom Herstellungsdatum ab. Lassen Sie sie im Angebot nennen, damit sie zu Ihrem Abverkauf passt.

Muss ich als Händler die Produkte im CPNP notifizieren?

In der Regel nicht: Die Notifizierung übernimmt die verantwortliche Person, bevor das Produkt in Verkehr gebracht wird. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Kennzeichnung für ein anderes EU-Land auf eigene Initiative übersetzen. Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber zur EU-Kosmetikverordnung.

Kann ich aus einem Land außerhalb der EU bestellen?

Anfragen von außerhalb der EU sind möglich. Es gelten die Einfuhrregeln des Ziellandes; Zölle, lokale Anmeldung und Kennzeichnung liegen meist beim Importeur. Üblich sind dann FCA oder DAP.

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